Kirjoita parempaa englanninkielistä teknistä dokumentaatiota STE:n (Simplified Technical English) avulla
Joudutko kirjoittamaan päivittäin työssäsi englanninkielistä teknistä dokumentaatiota, ohjeita, tai vaikkapa speksejä ja englanti ei ole äidinkielesi? Onko selkeän ja ammattimaisen teknisen dokumentaation tai muun asiatekstin kirjoittaminen englanniksi sinulle haastavaa? Onko sinulla vaikeuksia kieliopin tai terminologian kanssa tai epäilet onko tekstin sävy oikea? Jos tämä kuulostaa tutulta, et ole yksin – ja on olemassa tehokas ratkaisu, joka voi mullistaa kirjoittamisesi: kirjoittaminen Simplified Technical English (STE) -kielellä.
Mikä on STE ja miksi sinun olisi hyvä tuntea se?
Simplified Technical English (STE) (”yksinkertaistettu englanti”) on standardoitu, kontrolloitu kieli, joka on kehitetty tekemään teknisestä dokumentaatiosta selkeää, ytimekästä ja yksiselitteistä – erityisesti ei englantia äidinkielenään puhuville. Alun perin ilmailuteollisuudelle suunniteltua STE:tä käytetään nyt monilla muillakin aloilla, joilla tarkkuus ja selkeys ovat kriittisiä.
Standardin virallinen nimi on ASD-STE100, ja Euroopan ilmailu- ja puolustusteollisuusyhdistys (ASD) vastaa sen ylläpidosta ja päivittämisestä.
Mitä STE-standardi sisältää?
STE koostuu kahdesta osasta:
- Kirjoitussäännöt, jotka kattavat kieliopin, tyylin ja terminologian käytön – eli teknisen kirjoittamisen parhaat käytänteet.
- Sanalista, joka on kuratoitu luettelo hyväksytyistä sanoista (joita on noin 280 sivua!), jotka ovat yksinkertaisia, selkeitä ja joilla on tyypillisesti vain yksi merkitys ja yksi mahdollinen sanaluokka. Se tarkoittaa sitä, että yhtä sanaa käytetään ainoastaan esimerkiksi verbinä tai substantiivinä, mutta ei molempina. Tämä vähentää väärinymmäryksen riskiä.
Tässä yksi esimerkki:
- Oikein: When the motor is in operation, keep your hands away from the blade.
- Väärin: Keep your hands away from the blade when the motor is in use.
STE suosii sanaa ”operation” sen sijaan että käyttäisi sanaa ”use” substantiivinä. Sanaa ”use” käytetään vain verbinä.
Toinen esimerkki: STE käyttää vain yhtä verbiä merkityksessä ”aloittaa” ja se on ”start”. Synonyymeja ”begin” tai ”commence” ei saa käyttää lainkaan, mikä helpottaa tekstin ymmärtämistä sekä myös sen kääntämistä.
Miksi STE on mullistava tekijä ei englantia äidinkielenään kirjoittaville?
Kirjoittaminen STE-kielellä eli sen sääntöjen ja sanalistan noudattaminen asiatekstien kirjoittamisessa englanniksi
- lisää teknisten ohjeiden sekä kuvaavien tekstien luettavuutta ja ymmärrettävyyttä
- helpottaa tekstin luettavuutta globaalisti, koska se ottaa huomioon, että suurin osa lukijoista ei todennäköisesti puhu englantia äidinkielenään
- lisää sisällön yhdenmukaisuutta
- minimoi käännösvirheet ja käännöskustannukset.
Olivatpa tekstisi lukijat sitten työkavereitasi tai yrityksesi asiakkaita tai jopa asiakkaan asiakkaita, STE auttaa varmistamaan, että viestisi ymmärretään heti ensimmäisellä kerralla – lukijan äidinkielestä riippumatta.
Mitä uutta vuoden 2025 päivityksessä on?
STE-standardia päivitettiin tämän vuoden tammikuussa. Lukuisista päivityksistä haluamme nostaa esiin kaksi merkittävää parannusta:
Käytä verbin aktiivimuotoa passiivin sijaan
STE suosittelee aktiivin käyttöä sekä ohjeissa että kuvailevassa tekstissä. Passiivi on sallittu vain, kun tekijä on tuntematon.
- Oikein: The computer calculates the energy consumption from these values.
- Väärin: The energy consumption is calculated from these values.
Inklusiivinen kielenkäyttö
STE kieltää nyt sukupuolispesifiset pronominit, kuten ”he” tai ”she”. Sen sijaan se suosittelee käytettäväksi sukupuolineutraaleja sanoja, kuten yksikkömuotoisen ”they”-sanan käyttöä.
- Oikein: Many companies want to make it as easy as possible for the user to find what they need, when they need it.
- Väärin: Many companies want to make it as easy as possible for the user to find what she/he needs, when he/she needs it.
Tämä on linjassa nykyaikaisten englanninkielen kirjoitusstandardien kanssa ja auttaa luomaan asiatekstiä, joka on kunnioittavaa ja inklusiivista kaikille lukijoille.
Voiko STE:tä käyttää yksinään?
STE toimii parhaiten yhdistettynä oman yrityksesi tyylioppaaseen ja termilistaan ja sanastoihin. Jos yritykselläsi ei ole sellaisia, STE on hyvä lähtökohta. Jos yrityksesi kirjoittaa paljon ohjelmistodokumentaatiota, suosittelemme STE:n lisäksi käyttämään Microsoft Writing Style Guidea.
Voit pyytää STE-standardin uusimman version verkosta ja vieläpä täysin ilmaiseksi: Lataa STE-standardi täältä.
Kiinostaako oppia lisää STE:stä?
Jos haluat oppia kirjoittamaan parempia teknisiä tekstejä tai muista asiatekstejä ja kehittämään dokumentaatiosi laatua, voimme räätälöida koulutuksia tarpeisiisi sopiviksi. Olitpa sitten yksittäinen kirjoittaja tai osa dokumentaatiotiimiä, autamme sinua
- ymmärtämään ja soveltamaan STE-sääntöjä tehokkaasti
- luomaan oman termilistan ja tyylioppaan
- kirjoittamaan selkeämmin ja johdonmukaisemmin
- säästämään aikaa ja vähentämään tekstien päivitystarpeita.
Ota meihin yhteyttä ja suunnitellaan sinun yrityksellesi sopiva STE-koulutus! Järjestämme koulutuksia myös muista aiheista, katso täältä lisätietoja.